Modèles gratuits d’états des lieux

Etape incontournable en location, l'état des lieux est réalisé lors de l’entrée et de la sortie du locataire. Annexé au contrat de location, il rend compte de l’état du logement, de ses équipements, voire de ses meubles s’il s’agit d’une location meublée. Il est essentiel de le réaliser avec précaution pour prévenir les risques de litiges entre bailleur et locataire.

Modèle d'état des lieux

La loi Alur (aussi appelée loi Duflot II) encadre le contenu de l'état des lieux. Les documents ci-dessous sont conformes à cette loi (normes 2021) et téléchargeables gratuitement au format PDF.

Etats des lieux gratuits

Etat des lieux simplifié Word

Pour pouvoir modifier le modèle d’état des lieux directement depuis son ordinateur et jouir d’une plus grande flexibilité, téléchargez un modèle gratuit au format word (loi Alur, normes 2021) :

Je télécharge un état des lieux WORD

Les informations indispensables

📑 L'état des lieux est-il obligatoire ?

L’état des lieux n’est pas obligatoire pour les baux d’habitation classiques.

• Dans le cadre d’un contrat de bail d’habitation, l’état des lieux n’est pas obligatoire. Il reste cependant vivement recommandé de l'annexer au contrat.
• L’état des lieux est obligatoire lorsqu’il s’agit d’un bail commercial. La loi Pinel a en effet rendu sa réalisation obligatoire à l’entrée et à la sortie du local.

Peut-on imposer la réalisation de l'état des lieux ?Si l'une des deux parties refuse d’effectuer l’état des lieux, l’autre peut tout de même faire appel à un huissier pour forcer sa réalisation : les frais seront partagés entre les parties en deux parts égales.

📅 Quand faut-il faire l'état des lieux ?

L’état des lieux se réalise à l’entrée et à la sortie du logement.

1. Etat des lieux d'entrée : il doit être effectué lors de la remise des clés au locataire.
2. Etat des lieux de sortie :il doit être effectué lors de la remise des clés au propriétaire, ou très peu de temps après.

✍ Qui doit signer l'état des lieux ?

Toutes les parties prenantes doivent signer l’état des lieux, il s'agit le plus souvent le locataire et le bailleur. La caution n’a pas besoin de le signer.

Deux cas existent :

1. Etat des lieux réalisés à l’amiable : le locataire et le bailleur (ou le cas échéant, leurs mandataires) doivent tous deux signer l’état des lieux.
2. Etat des lieux litigieux : l’huissier se charge alors de l’état des lieux. Les signatures des deux parties ne sont pas nécessaires car ses constatations s’imposent de fait.

Etat des lieux à l'amiable non signéSans la signature des deux parties, le document est automatiquement caduque : il n’a aucune valeur juridique.

❌ Absence de l'une des deux parties

En cas d’absence de l’une des deux parties, la solution est de mandater un proche. En effet, il n’est pas toujours possible pour le locataire et le bailleur de trouver des plages de disponibilités communes. La procuration pallie cette éventualité : cela permet de ne pas remettre à plus tard la procédure ou de ne pas faire appel à un huissier.

Voici les solutions possibles en cas d’absence d’une des parties :

1. Mandater un proche. Pour que le mandat soit valide, le mandataire doit fournir une lettre de procuration, les photocopies de sa pièce d’identité et de celle du mandant qui seront annexées à l’état des lieux.
2. Mandater un professionnel de l’immobilier. S’il est impossible de faire appel à un proche, le locataire ou le bailleur peuvent mandater un professionnel. Cette solution a un coût et les frais sont partagés entre locataire et bailleur.
3. Faire appel à un huissier. La dernière solution envisageable est celle de l’huissier de justice.

Etat des lieux de sortie : absence du propriétaireDans le cas d’un état des lieux de sortie, le propriétaire a tout intérêt à se montrer disponible ou trouver une solution pour pallier son absence. En effet, sans ce document, le logement est réputé lui avoir été rendu en bon état de réparations locatives.

Comment faire un état des lieux ?

L’article 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 définit l’état des lieux comme un document décrivant le logement et son état de conservation. Il faut renseigner un certain nombre d’informations exigées par la loi. Pour faire un état des lieux, il faut donc :

1. Inclure les mentions obligatoires ;
2. S'assurer que l'état des lieux est contradictoire ;
3. Préparer une checklist de points à vérifier ;
4. Prévoir un pré-état des lieux.

Les mentions obligatoires

La description des éléments du logement à l’entrée et à la sortie du locataire permettra lors de la comparaison des états des lieux d’attester l’évolution du logement pendant la durée de la location. En outre, il y a des éléments à ne surtout pas oublier car ils doivent légalement figurer dans chacun des états des lieux.

Les informations suivantes sont obligatoires pour l’établissement de l’état des lieux d’entrée et de sortie :

Il convient de rajouter ces informations obligatoires pour l’état des lieux de sortie :

1. La nouvelle adresse du locataire ;
2. Les évolutions éventuelles de l’état des équipements du logement suite à la comparaison avec l’état des lieux d’entrée ;
3. La date de l’état des lieux d’entrée.

Absence de l'un de ces élémentsL’absence de l'un de ces éléments peut être source de litiges entre le locataire et le bailleur, ou encore rendre le document caduque.

L’état des lieux doit être contradictoire

L’état des lieux doit être établi en respect du principe du contradictoire. Cela signifie que les deux parties doivent avoir la même connaissance exactement du contenu du document.

Les conditions pour rendre l’état des lieux contradictoire sont les suivantes :

1. Les deux parties doivent être présentes lors de l’établissement du document (ou leurs représentants) ;
2. Les deux parties doivent signer le document, c’est une façon de prouver qu’elles étaient toutes deux présentes ;
3. Les informations présentes sur les deux documents sont obligatoirement identiques.

Etat des lieux non signéUn état des lieux non signé par l’une des deux parties est caduque : il n’a aucune validité.

Les conseils pour réussir son état des lieux

Oublier de mentionner une dégradation ou un dysfonctionnement concernant un des équipements du logement peut se révéler problématique par la suite et créer des litiges. En amont de l'état des lieux, il faut donc s'assurer que la visite se fera avec une bonne luminosité (vérifier l'alimentation électrique du logement) et que tous les compteurs seront accessibles (eau, électricité, gaz : le bailleur doit penser aux clés potentielles).

Pendant l’état des lieux, une checklist des éléments à vérifier auxquels on ne pense pas systématiquement peut être d’une grande aide. Voici les éléments à regarder :

1. Relever les compteurs de gaz, d’électricité et d’eau.
2. Vérifier le bon fonctionnement des appareils électriques: réfrigérateur, micro-ondes, radiateurs, plaques de cuisson, prises, lave-linge, lave-vaisselle.
3. Absence d’écoulement d’eau et l’humidité : tester toutes les sorties d’eau, robinets, chasse d’eau, douche et repérer d’éventuelles fuites (observer l’état des joints) et les traces de moisissures.
4. Les fenêtres : toute tâche, rayure, doit être signalée. Vérifier également l’ouverture et la fermeture ainsi que l’isolation.
5. La serrure : ouverture et fermeture de chaque côté de la serrure, mais aussi sonnette et interphone.
6. Les luminaires de chaque pièce.
7. Pour le locataire, se renseigner sur l’accès à Internet.
8. Réaliser des photos peut pallier d’éventuels oubli : pour qu’elles soient conformes, il convient de les annexer tout de suite à l’état des lieux en les signant et datant. Il est également possible de les envoyer par mail immédiatement aux deux parties, et les ajouter numériquement à l’état des lieux.

Le pré-état des lieux

Pour préparer le départ du locataire, effectuer un pré-état des lieux peut permettre de gagner du temps et d’assurer un état des lieux de sortie sans litige ni mauvaise surprise.

Le pré-état des lieux se fait durant la durée du préavis (1 ou 3 mois selon le logement). Il consiste pour le propriétaire et le locataire à faire un premier tour du logement en repérant les dégradations commises ou réparations locatives à réaliser.

Le pré-état des lieux présente plusieurs avantages :

1. Il permet au locataire de réaliser les éventuelles réparations à effectuer lui-même avant l’état des lieux de sortie. Ainsi, son dépôt de garantie ne sera pas amputé des frais de réparations.
2. Il permet au propriétaire de s’assurer que le logement sera remis en état au moment du départ du locataire. En cas de dégradations qui ne seront pas réparées par le locataire, cela permet de commencer les démarches pour obtenir les devis et pouvoir les indiquer dès l’état des lieux de sortie ou peu de temps après.
3. Il évite les litiges et mauvaises surprises lors de l’état des lieux de sortie.

Le pré-état des lieux est-il obligatoire ?Rien n’oblige le propriétaire et le locataire à réaliser un pré-état des lieux. Ce n’est pas obligatoire.

Les différents types d’état des lieux

✅ Etat des lieux simplifié

Les états des lieux d’entrée et de sortie doivent être facilement comparables. Pour cela, il est pertinent d’utiliser dès le départ un formulaire d’état des lieux simple (loi Alur, normes 2021) :

Etat des lieux simplifié PDF

📥 Etat des lieux d’entrée

L’arrivée du locataire dans le logement est souvent synonyme d’état des lieux. Voici un modèle d’état des lieux d’entrée conforme à loi Alur (normes 2021) et téléchargeable au format PDF :

Etat des lieux d'entrée PDF

📤 Etat des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie doit comporter des informations supplémentaires par rapport à l’état des lieux d’entrée. Il s’agit de la nouvelle adresse du locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et des évolutions éventuelles de l’état des équipements du logement

Retrouvez un modèle d’état des lieux de sortie, au format PDF (loi Alur, normes 2021) :

Etat des lieux de sortie PDF

🏨 Etat des lieux pour un appartement

L’état des lieux comporte la description de chaque pièce du logement. Il est donc recommandé d’utiliser un modèle d’état des lieux adéquat, correspondant le plus possible aux caractéristiques du logement, ici, de l’appartement. Téléchargez un modèle gratuit et prêt à imprimer (loi Alur, normes 2021) :

Etat des lieux pour appartement PDF

💼 Etat des lieux bail commercial

Il est obligatoire de procéder à un état des lieux d’entrée et de sortie dans le cadre d’un bail commercial, suite à la loi Pinel. Le document doit donc prendre en compte les spécificités d’un local commercial par rapport à un logement résidentiel.

Le modèle ci-dessous est conforme à la loi Pinel (normes 2021) et au format PDF :

Etat des lieux bail commercial PDF

🏚️ Etat des lieux pour un studio

Privilégié par les étudiants, le studio se caractérise par sa pièce à vivre, qui sert à la fois de salon et de chambre à coucher. Le modèle d’état des lieux pour studio vide ou meublé est donc un document assez court.

Les modèles ci-dessous sont conformes à la loi Alur (normes 2021) et idéaux pour un studio vide ou meublé :

Etat des lieux pour studio non meublé PDF Etat des lieux pour studio meublé PDF

🏡 Etat des lieux pour une maison

La maison se détache des autres logements par sa superficie, son nombre de pièces, mais aussi par les espaces supplémentaires qu’elle peut comporter : un jardin ou un garage par exemple.

Le contenu de l’état des lieux d’une maison est également soumis à la loi Alur. Il est conseillé de télécharger un modèle conforme à cette loi (normes 2021) :

Etat des lieux maison avec jardin PDF Etat des lieux maison avec garage PDF

📜 Etat des lieux en anglais / inventory of fixtures

Voici un modèle d’état des lieux rédigé en anglais et conforme aux normes de la loi Alur (normes 2021) :

Etat des lieux en anglais PDF

Litiges suite à l'état des lieux

L’intérêt principal de l’état des lieux, d’entrée comme de sortie, est qu’il sert de preuve pour déterminer la responsabilité des réparations locatives et dégradations éventuelles. Il est donc souvent source de litiges entre propriétaire et bailleur.

Modification de l’état des lieux après signature

Il n’est pas toujours possible de modifier un état des lieux après signature. Cela dépend du type d’état des lieux :

• L’état des lieux d’entrée est modifiable. Le locataire dispose de 10 jours pour demander au propriétaire de modifier le document, et d’un mois à partir du début de la période de chauffe pour toute modification concernant le système de chauffage du logement. La modification doit se faire avec l’accord du propriétaire.
• L’état des lieux de sortie n’est pas modifiable. Une fois le document signé par les deux parties, il n’est pas possible de revenir dessus.

En cas de refus du propriétaire de modifier l’état des lieuxSi le propriétaire refuse de modifier l’état des lieux, le locataire a le droit de saisir la Commission Départementale de Conciliation rattachée au logement qui convoquera alors les deux parties.

Retenue sur le dépôt de garantie

Lors de l’état des lieux de sortie, locataire et bailleur déterminent ensemble l’état du logement et ses évolutions depuis l’arrivée du locataire. En cas de dégradations, le propriétaire pourra procéder à une retenue sur le dépôt de garantie afin de financer les réparations.

La retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée par le propriétaire par facture, ou devis au minimum. Cependant, si la jurisprudence indique que ce dernier peut suffire comme pièce justificative, le juge a tout de même la possibilité de l’estimer comme excessif : il n’est pas tenu par le devis.

S’il y a eu dégradations, le propriétaire dispose de deux mois pour restituer le solde du dépôt de garantie au locataire. Autrement, si le logement est rendu en bon état, le délai est d'un mois.

Prise en compte de la vétustéLe bailleur est dans l’obligation de prendre en compte la vétusté. En d’autres termes, si un équipement a été dégradé et qu’il doit être remplacé, le bailleur devra faire financer au locataire la valeur résiduelle (par exemple 70% de la valeur d’achat) et non la valeur à neuf de l’équipement. Cette valeur résiduelle s’amenuise à mesure que l’équipement est ancien.
Pour la mesurer, il est possible d’utiliser une grille de vétusté sur laquelle propriétaire et locataire s’accordent lors de la signature du bail.

Que peut-on faire en cas de désaccord ?

En cas de désaccord sur l’état des lieux, il existe des recours pour le propriétaire et le bailleur. Il existe deux solutions : essayer une conciliation ou/et porter l'affaire devant le tribunal judiciaire.

 En cas de recherche d'une conciliation :

De la même manière que pour la modification de l’état des lieux (type de désaccord), le locataire ou le bailleur peut faire appel à la Commission Départementale de Conciliation ou à un conciliateur de justice. Les deux parties recevront une convocation au moins 15 jours avant la date de la séance.

Deux issues sont possibles :

1. Le bailleur et le locataire trouvent un accord et signent une conciliation. Il ne sera plus possible de recourir à un juge par la suite (sauf en cas de non-respect de cette conciliation).
2. Les deux parties ne parviennent pas à un accord. Un avis aux deux parties est envoyé par la Commission dans un délai de 2 mois suite à la convocation.

Voici ci-dessous un modèle de lettre pour saisir la Commission Départementale de Conciliation au format Word  :

✉️ Lettre pour saisir la Commission Départementale

 En cas de recours au tribunal judiciaire :

En cas de refus de conciliation (ou si celle-ci est infructueuse), il est possible de saisir le juge des contentieux de la protection, du tribunal dont dépend le logement.

⚖️ Je trouve le tribunal le plus proche de chez moi

Absence d’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie se fait à la remise des clés au propriétaire ou très peu de temps après. Passé ce délai, il n’est plus possible d’en réaliser un.

L’état des lieux de sortie est un document d’un intérêt primordial pour le propriétaire. En effet, en l’absence d’état des lieux de sortie, il est considéré que le locataire a rendu le logement en bon état de réparations locatives. Cela signifie qu’il n’y a aucune réparation à réaliser, et que le logement est considéré dans le même état qu’à l’arrivée du locataire.

Restitution du dépôt de garantieEn l'absence d'état des lieux de sortie, le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie dans son intégralité dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés au locataire.
En cas de retard, une pénalité d’une hauteur de 10% du loyer mensuel hors charges s’applique pour chaque mois de retard entamé.

Absence d’état des lieux d’entrée

Sans état des lieux d’entrée, le locataire est réputé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives.

L’état des lieux d’entrée ne peut avoir lieu qu’au même moment que la remise des clés au locataire. Il n’est pas possible de le réaliser par la suite. Il revêt un fort enjeu pour le locataire. En effet, c’est à ce moment-là qu’il note l'ensemble des dysfonctionnements et dégradations à son arrivée dans le logement. Il ne pourra donc pas en être tenu pour responsable par la suite.

Restitution du dépôt de garantieSi l’état des lieux de sortie a été réalisé : le locataire sera tenu comme responsable des éventuels dysfonctionnements et dégradations constatés dans l’état des lieux de sortie. Le propriétaire pourra effectuer une retenue sur le dépôt de garantie.
Si aucun état des lieux de sortie n’a été réalisé, alors le propriétaire devra restituer le dépôt de garantie dans son intégralité.

F.A.Q

🧾 Procuration pour état des lieux

Pour pouvoir mandater un proche de réaliser l’état des lieux, il est nécessaire d’écrire une lettre de procuration. Cette lettre doit contenir un certain nombre d’informations pour être valable, en voici un modèle :

Modèle de lettre de procuration

[Nom complet]
[Adresse]
[Ville et code postal]

[Nom complet du mandataire]
[Adresse]

[Ville et code postal]
[Date]

Objet : Réalisation de l’état des lieux [d’entrée / de sortie]

Je soussigné [votre nom complet] donne procuration à [nom complet du mandataire] pour réaliser pour mon compte l’état des lieux [d’entrée ou de sortie] en présence de [nom complet de l’autre partie (le bailleur/locataire)], [le locataire ou le bailleur] du logement [que je loue / que je possède] localisé au [localisation du logement], en vertu d’un contrat de location que nous avons signé le [date]. En vertu de cette lettre, [nom complet du mandataire] est habilité.e, après avoir justifié de son identité au [locataire / bailleur], à réaliser toutes les formalités nécessaires, à consigner toutes remarques sur l’état du logement et [le cas échéant, l’inventaire du mobilier], à signer l’état des lieux et [remettre ou réceptionner] les clés.
Cette lettre sera remise au [locataire / propriétaire] au moment de la réalisation de l’état des lieux, ainsi que les copies des pièces d’identité du [bailleur / propriétaire] et de son représentant.

 

Fait à [lieu], le [date]

Signature

Validité de la procurationLa procuration doit impérativement être annexée à l’état des lieux avec les photocopies des pièces d’identité de la partie concernée et de son mandataire.

💸 Tarif d’un état des lieux réalisé par une agence immobilière

L’état des lieux réalisé via une agence immobilière a un coût partagé entre les deux parties et encadré par la loi.

Le locataire peut partager les frais, mais dans une certaine limite :

1. Les frais d’agence imputés au locataire ne peuvent pas dépasser ceux réglés par le propriétaire ;
2. La limite fixée est de 3€ (TTC) par m² de surface habitable.

Le reste des frais est à la charge du propriétaire.

👨‍⚖️ Comment se passe un état des lieux avec huissier ?

Si l’une des parties refuse de réaliser ou signer l’état des lieux, l’autre partie peut faire appel à un huissier.

1. L’huissier informe les parties du jour où l’état des lieux va avoir lieu, au moins 7 jours avant la date fixée.
2. Les deux parties ne sont pas forcément présentes le jour de l’état des lieux.
3. Les constatations délivrées par l’huissier de justice s’imposent aux deux parties sans contestation possible.

Coût d'un état des lieux avec huissier - 2021

Surface du logement	Frais d'huissier
Moins de 50m2	174,67€
Entre 50m2 et 150m2	196,55€
Plus de 150m2	273,77€

📝 Pourquoi faire un état des lieux ?

L'état des lieux sert à déterminer l’évolution de l’état des pièces et équipements du logement au cours de la location. En effet, ce n’est qu’en constatant l’état du logement à la sortie du locataire (état des lieux de sortie) par rapport à son état quand celui-ci y est entré (état des lieux d’entrée) que l’on peut réellement déterminer son évolution au cours de la location.

Cette évolution permet de déterminer la partie responsable des éventuelles dégradations et de leur réparation. Par exemple, si durant la location un élément est dégradé, alors le locataire est tenu comme responsable des dégradations. Il devra financer leur réparation via des retenues sur le dépôt de garantie. Si au contraire, cet élément était déjà dégradé lors de son entrée dans le logement, il ne peut pas en être tenu responsable donc il n’aura pas à les financer.

Enfin, il est d’autant plus important de constater cette évolution qu’en l’absence d’état des lieux, la loi prévoit que le logement était en bon état de réparations locatives, que ce soit à l’entrée comme à la sortie du locataire du logement. Cela peut jouer non seulement en la défaveur du locataire (pour l’état des lieux d’entrée) mais aussi du propriétaire (pour l’état des lieux de sortie).

Le modèle ci-dessous est conforme à la loi Alur (normes 2021), et téléchargeable au format PDF :

Je télécharge un état des lieux PDF

🕵️ Que vérifier lors d’un état des lieux ?

Lors d’un état des lieux, il faut vérifier l’état global de tous les éléments du logement. Tout dysfonctionnement ou dégradation doit être relevé. Le bon fonctionnement des canalisations, des appareils électriques, l’état des murs, plafonds et sols, ou encore des luminaires sont autant d’éléments auxquels il faut porter une attention particulière.

Pour ne rien oublier, il est utile de se constituer une checklist.

🏘️ Comment résilier son assurance habitation sans état des lieux ?

Depuis la loi Hamon, entrée en vigueur en 2015, les démarches pour résilier son assurance habitation sont facilitées. Il est possible de résilier son assurance habitation à tout moment. Ces démarches varient selon l’ancienneté du contrat :

1. Le contrat d’assurance habitation date de plus d’un an : le locataire doit envoyer une lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception ainsi que sa souscription à un nouvel organisme (attestation d’assurance). Le second organisme se charge généralement des formalités administratives à réaliser.
2. Le contrat d’assurance habitation date de moins d’un an : il est possible de résilier son contrat pour cause de déménagement. Le locataire doit cependant envoyer une pièce justificative de son déménagement en complément de sa lettre de résiliation (avec accusé de réception). En l’absence d’état des lieux, il est possible de fournir d’autres justificatifs : une copie de la facture de résiliation de l’abonnement d’électricité, la quittance de loyer de votre nouveau logement, l'attestation d’assurance habitation au nouveau logement, etc. Il s’agit de prouver son déménagement.

Contrat signé avant la loi Hamon (2015)La loi Hamon ne s’applique pas. Le contrat ne peut pas être résilié à n'importe quel moment. En cas de déménagement, il faut attendre la date d’anniversaire du contrat, c’est-à-dire son échéance. La résiliation se fait par recommandé deux mois à l’avance.