Bien préparer son dossier de location : documents, caution, loi

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Étape immanquable au cours de la quête d'un nouveau logement, la constitution d'un dossier de location obéit à certaines règles, formelles et informelles. Il faut donc, au moment où l’on crée son dossier de location, suivre impérativement les recommandations légales mais aussi respecter certaines bonnes pratiques pour voir son dossier sortir du lot, d'autant plus lors d'un déménagement à Paris ou dans d'autres villes où la demande de logements est très forte. Cet article présente ces différentes règles et recommandations.

Comment constituer un dossier de location ?

La loi Alur de 2014, ainsi que le décret du 5 novembre 2015, fixent la liste des documents qu'un bailleur doit exiger, ceux qu'il peut exiger, et ceux qu'il a l'interdiction d'exiger dans un dossier de location. Voici les documents en question.

Documents obligatoires d'un dossier de location

La loi Alur de 2014 dispose que tout locataire doit présenter les pièces suivantes pour son dossier de location. Il peut s'agir de copies ou de documents originaux. Voici la liste des documents nécessaires pour un dossier de location :

• Une pièce d'identité ;
• Un justificatif de domicile ;
• Un justificatif de situation professionnelle ;
• Un justificatif de ressources ;
• Si le dossier de location compte un garant, cette personne doit joindre les mêmes pièces, auxquelles il faut ajouter un acte de cautionnement signé.

Une pièce d'identité

Les documents suivants sont recevables comme pièces d'identité dans le cadre d'un dossier de location pour un appartement :

• Une carte d'identité ;
• Un passeport ;
• Un certificat de nationalité française ;
• Un acte de naissance ;
• Le permis de conduire (ce document peut être accepté en tant que pièce d'identité mais ce n'est pas obligatoire, le bailleur a donc la liberté de demander un autre document).

Un justificatif de domicile

Voici la liste des documents qu'il est possible d'inclure dans un dossier de location pour faire office de justificatif de domicile :

• L'attestation de domicile, délivrée par une administration, et qui est obtenue en fournissant l'un des documents suivants ;
• Une facture d'énergie, d'eau, de téléphonie, ou de box internet ;
• Un avis d'imposition ;
• Un justificatif de paiement de la taxe d'habitation ;
• Un titre de propriété ;
• Un contrat d'assurance habitation ;
• Une attestation de versement d'allocations par la CAF.

Un justificatif de situation professionnelle

À ne pas confondre avec le justificatif de ressources, ce document a pour but de renseigner le bailleur sur la situation du candidat à la location. Il est demandé aussi aux personnes n'étant pas encore dans la vie active, il faut donc également l'inclure dans un dossier de location étudiant. Il peut s'agir de l'une des pièces suivantes :

• Une attestation de scolarité datée et nommée pour les étudiants ;
• Un contrat de travail signé ;
• Une attestation employeur de moins de six mois ;
• Une attestation d'ouverture de droits pour les allocataires du RSA ;
• Un avis de situation de moins de trois mois de Pôle Emploi pour les personnes en recherche d'emploi ;
• Un bulletin de pension ou une attestation de droits à la pension pour les personnes à la retraite ;
• Un certificat d'inscription auprès de l'INSEE ou un extrait du registre du commerce pour les travailleurs indépendants ;
• Une carte professionnelle pour les libéraux.

Un justificatif de ressources

Enfin, le justificatif de ressources est peut-être la pièce la plus importante, celle qui intéresse les plus les bailleurs lorsqu'un candidat soumet un dossier de candidature pour une location. Voici les documents qui sont acceptés comme justificatifs :

• Les trois derniers bulletins de salaire ;
• Un justificatif de versement des indemnités de stage ;
• Les deux derniers bilans comptables pour les travailleurs indépendants ;
• Un justificatif de versement des allocations ou des indemnités sur les trois derniers mois pour les retraités ou allocataires de prestations sociales ;
• L'avis de taxe foncière le plus récent ;
• Le justificatif de revenus fonciers le plus récent ;
• Les deux derniers avis d'imposition.

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Dossier de location étudiant

Un contrat de bail étudiant est un contrat de bail particulier et par conséquent, les pièces qui peuvent être demandées ne sont pas exactement les mêmes pour un dossier de location étudiant.

De par la nature de leur situation, les étudiants n’ont généralement pas d’emploi, ou un temps partiel. Pour prouver qu’ils pourront s’acquitter du loyer, les propriétaires leur demandent donc presque systématiquement de présenter un garant dans leur dossier. Le garant doit fournir les mêmes pièces que s’il s’était porté caution de quelqu’un qui n’est pas étudiant : pièce d’identité, justificatifs de domicile et de ressources, et acte de cautionnement.

Les autres documents demandés à l’étudiant sont les mêmes que dans tout autre cas :

• Pièce d’identité ;
• Carte étudiante ou certificat de scolarité ;
• Justificatif de ressources ;
• Justificatif de domicile (si l’étudiant habite encore chez ses parents, ce dernier document peut être obtenu via une attestation d’hébergement signée, à laquelle joindre le justificatif des parents).

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Documents interdits dans un dossier de location

Si un bailleur peut demander certaines pièces comme la déclaration de caution solidaire et un justificatif de ressources du garant, une pièce d'identité, ou encore une attestation de scolarité, certains documents ne peuvent pas être exigés. La loi interdit ainsi à celui-ci de demander à un locataire de produire :

• Une carte vitale ;
• Des documents renseignant sur la vie personnelle comme un contrat de mariage ou un certificat de concubinage ;
• Un chèque de réservation pour le logement ;
• Un extrait de casier judiciaire ;
• Un dossier médical ;
• Un paiement autre que le versement du dépôt de garantie, le versement du loyer et des charges, ou les frais d'agences.

Comment avoir un bon dossier de location ?

Si la loi établit clairement les documents à fournir dans un dossier de location, ainsi que ceux que le bailleur ne peut demander, l'étiquette suggère certaines façons de faire pour maximiser ses chances.

En effet, surtout dans le cas où l'appartement visé serait très demandé, le choix d'un dossier de location par rapport à un autre peut se jouer sur des détails, tant au moment de la visite que dans le dossier lui-même. Voici quelques éléments pour optimiser ses chances d'être retenu.

Ajouter un garant au dossier de location

Il arrive que les bailleurs demandent que le dossier de location comprenne un garant, même si ce n'est pas obligatoire. Dans ce deuxième cas de figure, rien n'empêche pour autant, si cela est possible, de présenter une personne se portant caution en plus des pièces demandées.

Cette personne s'engage, en cas de défaut du locataire, à régler tout retard de loyer et autre impayé qu'il pourrait commettre. C'est une sécurité supplémentaire pour le bailleur, surtout si la personne qui dépose le dossier n'a pas forcément des revenus importants.

Garant et caution, quelle différence ?Les termes "caution" et "garant" sont utilisés pour définir la personne qui s'engage à payer loyer et charges du locataire dans le cas où ce dernier ne pourrait pas le faire. Ils ont la même signification, même si le mot "caution" est parfois utilisé à tort pour parler du dépôt de garantie.

Les documents demandés à la caution

Si un dossier de location comporte une personne physique ou morale se portant caution, cette dernière doit aussi fournir un certain nombre de pièces justificatives :

• Un justificatif de domicile ;
• Une pièce d'identité ;
• Un justificatif de situation professionnelle ;
• Un justificatif de ressources ;
• Un modèle d'acte de cautionnement signé : la rédaction de ce document doit être faite minutieusement, sous peine de nullité de l'acte. Les détails à mentionner dans l'acte ont été fixés par les lois Alur et loi Elan.

Que faut-il mentionner dans un acte de cautionnement ?Pour que l'acte de cautionnement soit valable légalement, il doit comporter les éléments suivants : les identités et coordonnées du garant et du bailleur, l'identité du locataire, le prix du loyer, la durée de validité de la caution, l'expression de la volonté manifeste du garant de s'engager, et la mention de l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 portant sur le dépôt de garantie.

Les types de caution en location

Dans un dossier de location pour un logement, il existe deux types de caution lorsque la caution est une personne physique :

1. La caution simple. Dans ce cas de figure, le bailleur ne peut exiger du garant le remboursement d'impayés du locataire qu'après avoir fait toutes les démarches juridiques nécessaires pour exiger que celui-ci paie sa dette. Ce n'est qu'une fois que ces démarches ont été effectuées, si les sommes n'ont toujours pas été remboursées, qu'il pourra se tourner vers le garant.
2. La caution solidaire. Dans ce cas de figure, le bailleur peut demander à la caution de rembourser un loyer impayé dès la première occurrence, et sans nécessité de faire de demande préalable au locataire.

A noter qu'il existe, en plus des personnes physiques, la possibilité de faire appel à des organismes ou des sociétés privées pour se porter garant d'un locataire.

Si la solution la plus simple pour les locataires ayant besoin d’une caution est de faire appel à leurs proches (généralement les parents), ce n’est pas toujours possible et ces derniers peuvent avoir des revenus insuffisants au goût du bailleur. Il est cependant possible de faire appel à d’autres organismes ou entreprises privées dans un tel cas de figure :

• La caution Visale. Aussi appelée garantie visale, ce dispositif d’Action Logement se porte garant des locataires n’en ayant pas d’autre, sous certaines conditions.
• La caution bancaire. Il est possible de faire appel à la banque de son choix pour qu’elle se porte garant dans un dossier de location. Très solide, cette caution est cependant très coûteuse, puisqu’elle nécessite de déposer sur un compte dédié un montant équivalent à l’ensemble des loyers qui doivent être versés au cours de la location, à laquelle il faut ajouter des frais de dossier.
• Cautioneo. Cet organisme privé peut se porter garant de toute personne ayant besoin d’une caution. Après étude du dossier du demandeur, Cautioneo donne sa réponse en moins de 24 heures. Cependant, pour bénéficier de ce service, il faut lui verser 3,5% du montant du loyer chaque mois.

Soigner son dossier de candidature à la location

Enfin, si cela n'a pas réellement d'effet sur la qualité d'un dossier de location, le soin apporté à la présentation de ce dernier peut marquer de précieux points pour se démarquer des dossiers des autres candidats à priori aussi intéressants.

C'est pour cette raison qu'il est conseillé d'introduire le dossier par une belle page de garde, de soigner son orthographe (ne pas hésiter à se faire relire si l'on est pas sûr de soi en la matière), de fournir un maximum de pièces facultatives (une caution par exemple, même si elle n'est pas demandée) et bien sûr de ne surtout pas oublier les pièces qui sont demandées. Ce type de détails est particulièrement important dans le cas où l'on dépose un dossier de location à Paris ou dans d'autres grandes villes, où la demande peut être très forte.

Aussi, il est important de donner la meilleure impression possible au propriétaire au moment de la visite, puis il faut que ce sentiment se prolonge au moment de l'étude du dossier.