Etat des lieux appartement : modèle entrée / sortie gratuit PDF

La réalisation de l'état des lieux à l'entrée et à la sortie de l'appartement est incontournable. L'enjeu est double à la sortie du logement : le locataire souhaite récupérer l'intégralité de son dépôt de garantie et le propriétaire souhaite retrouver un logement dans le même état qu'à l'entrée du locataire.

Modèles d'état des lieux pour un appartement

L'état des lieux est encadré par la loi Alur, entrée en vigueur en mars 2014. Les modèles ci-dessous sont valables pour un état des lieux d'entrée ou de sortie.

Modèle d’état des lieux pour appartement meublé

L'état des lieux meublé d'un requiert un inventaire des meubles. Retrouvez un modèle conforme à la loi Alur (normes 2024) et téléchargeable au format PDF ou Word :

Modèles d’état des lieux pour appartement vide

L'état des lieux d'un appartement vide ne contient pas d'inventaire des lieux. Le modèle ci-dessous est également conforme à la législation (loi Alur, normes 2024) et téléchargeable au format PDF ou Word :

Les réglementations de la loi Alur

L'était des lieux n'est pas obligatoire. Cependant, sa réalisation reste encadrée par la loi Alur.

Le respect du principe du contradictoire

L'état des lieux doit être contradictoire : l'idée est de s'assurer que les deux parties détiennent les mêmes informations exactement au moment de la signature du document. Pour rendre l'état des lieux contradictoire, il faut :

• La présence des deux parties (ou de leurs mandataires) lors de la réalisation de l'état des lieux ;
• Rédiger l'état des lieux en deux exemplaires identiques destinés à chacune des parties ;
• La signature des deux parties.

En cas d'état des lieux non-contradictoireSi le principe du contradictoire n'est pas respecté, l'état des lieux n'est pas valable juridiquement.

Qui doit signer l’état des lieux ?

L'état des lieux doit être signé par le locataire et le bailleur. Si l'une des parties est représentée par un mandataire, celui-ci doit signer l'état des lieux à sa place.

La caution doit-elle signer l'état des lieux ?La caution ne doit pas signer l'état des lieux. Cependant, elle doit signer un acte de cautionnement annexé au contrat de location.

Combien coûte un état des lieux en appartement ?

En règle générale, l'état des lieux en appartement est gratuit. Le locataire et le bailleur, ou leur mandataire, le réalisent ensemble. 

Il existe deux cas pour lesquels l'état des lieux est payant :

1. L'état des lieux est réalisé par une professionnel de l'immobilier : son coût est supporté par le bailleur et le locataire pour l'état des lieux d'entrée. Cependant, les frais payés par le locataire ne peuvent ni dépasser ceux du bailleur ni dépasser les 3€ par m². Pour l'état des lieux de sortie, le bailleur ne peut partager les frais avec le locataire ;
2. L'état des lieux est réalisé par un huissier de justice : son coût varie selon la taille de l'appartement. En 2024, il peut aller de 158,58€ à 256,89€. 

Dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est versé par le locataire au moment de son entrée dans le logement. Il sert de protection au propriétaire : si le locataire dégrade le logement, il peut l'utiliser à des fins de remise en état. Cependant, son utilisation, son montant, et sa remise sont encadrés par la loi.

1️⃣ Le montant du dépôt de garantie

Le montant du dépôt de garantie ne peut pas être supérieur à 1 mois de loyer en location vide et 2 mois en location meublée. Ceci n'est valable que si le locataire paye son loyer mensuellement. 

Le locataire paye son loyer pour une durée supérieure à 2 moisDans ce cas, le propriétaire ne peut exiger aucun dépôt de garantie.

2️⃣ Retenues sur le dépôt de garantie

Le propriétaire est en droit d'effectuer des retenues sur le dépôt de garantie suite à l'état des lieux de sortie. Voici les motifs qui justifient une retenue :

1. Le locataire n'a pas payé le loyer ou les charges ;
2. Le locataire a dégradé l'état du logement. Le propriétaire pourra financer les réparations avec le dépôt de garantie. A noter qu'il doit prendre en compte la vétusté ;
3. Dans le cas d'un appartement en copropriété notamment (logement "collectif"), le bailleur peut constituer une provision pour charges en retenant jusqu'à 20% du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes.

Ces retenues doivent être justifiées. Concernant les frais de réparations, le propriétaire doit présenter une facture ou un devis au locataire et s'appuyer sur l'état des lieux pour attester la responsabilité du locataire. Cependant, le juge n'est pas tenu par le devis, il peut le juger excessif.

3️⃣ Délai de restitution

Le délai de restitution du dépôt de garantie varie entre 1 et 2 mois. Suite à l'état des lieux, le délai de restitution du dépôt de garantie dépend de l'état du logement.

• Le logement a été remis en bon état : le délai est d'un mois. Si aucun état des lieux de sortie n'a été effectué, le logement est considéré comme avoir été rendu en bon état de réparations locatives. Le propriétaire a également un mois pour remettre le dépôt de garantie ;
• Le locataire a dégradé l'état du logement : le délai est de deux mois.

Les pénalités de retardLe propriétaire devra ajouter 10% du loyer mensuel hors charges au dépôt de garantie lors de la restitution pour chaque mois de retard entamé.

Comment remplir l’état des lieux d’un appartement ?

L'état des lieux doit comporter de nombreuses informations pour avoir une valeur légale. De plus et ce afin d'éviter les litiges, il est conseillé de prêter une grande attention à sa réalisation :

Mentions obligatoires

Le bailleur et le locataire doivent obligatoirement renseigner certaines informations dans l'état des lieux d'entrée et de sortie. Il est nécessaire de renseigner ces informations :

• Le type d'état des lieux ;
• La date ;
• L'adresse du logement ;
• Les noms et adresses des deux parties ou des mandataires (ou du siège social le cas échéant) ;

Pour l'état des lieux de sortie, il convient de rajouter la nouvelle adresse du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée.

Pour penser à toutes les informations à noter, il est conseillé d'utiliser un modèle d'état des lieux pour appartement contenant l'ensemble des champs à remplir. Le modèle ci-dessous est conforme à la loi Alur et téléchargeable au format PDF :

Je télécharge un état des lieux pour appartement PDF

Installations à vérifier

Il est également obligatoire d'indiquer les relevés des compteurs d'eau et d'électricité ou gaz. Cela évite au locataire de devoir régler la consommation du locataire précédent lors de l'entrée dans le logement.

💧 Comment effectuer le relevé du compteur d'eau ?

Il s'agit de relever les chiffres blancs sur fond noir du compteur d'eau. Ils correspondent à la consommation d'eau en m³. S'il y a des chiffres rouges sur le compteur, il ne faut pas les prendre en compte.

⚡️ Comment effectuer le relevé du compteur d'électricité ?

Il s'agit de relever l'index de consommation exprimé en kWh. La relève dépend du type de compteur :

1. Compteur électromécanique : il faut relever les 5 ou 6 chiffres précédant l'unité kWh. Si la consommation est indiquée selon les heures pleines / heures creuses, il faut renseigner les chiffres des deux cadrans (HC / HP) ;
2. Compteur électronique : pour lire la consommation, il suffit d'appuyer sur la touche sélection (S). Dans le cas d'une consommation heure pleine / heure creuse, il s'agit d'appuyer sur la touche défilement (D). Cela permettra de faire afficher l'index de consommation supplémentaire ;
3. Compteur Linky : les boutons "+" et "-" permettent de faire défiler les informations. S'affichent d'abord l'option tarifaire et le type de contrat puis l'index de consommation en kWh.

Détails pièce par pièce

L'état des lieux doit détailler l'état des pièces de l'appartement. L'objectif est de décrire avec précision l'état du plafond, des murs, du sol, des fenêtres et des équipements de chaque pièce.

• A l'entrée dans le logement, le locataire doit signaler toutes les tâches, trous, dysfonctionnements, marques de vétusté qu'il relève. L'idée est de rendre compte le plus précisément possible de l'état initial du logement à son arrivée. Les réparations devront être effectuées par le propriétaire. En cas d'oubli, le locataire dispose de 10 jours pour modifier l'état des lieux avec l'accord du propriétaire ;
• A la sortie du logement, c'est au tour du propriétaire d'être vigilant. La comparaison de l'état des lieux d'entrée et de sortie lui permettra de prouver les éventuels dégâts commis par le locataire. Il pourra alors remettre en état le logement via le dépôt de garantie. De plus, l'état de sortie n'est pas modifiable.

L’inventaire en location meublée

Dans le cas d'un état des lieux pour appartement meublé, il est nécessaire d'inclure un inventaire des meubles. L'état du mobilier mis à disposition est tout aussi important que l'état des pièces en elles-mêmes. Le propriétaire peut également procéder à des retenues sur dépôt de garantie pour réparer ou remplacer les meubles. Il est donc très important de vérifier leur fonctionnement ou leur état.

• Les équipements obligatoires d'un appartement meublé
• Dans la chambre : une literie incluant une couette (ou couverture) et des rideaux (ou volets) ;
• Dans la cuisine ou kitchenette : un réfrigérateur, un congélateur (ou compartiment à congélation allant jusqu'à maximum -6°C), de la vaisselle, le nécessaire de cuisine (ustensiles, plaques de cuisson, four traditionnel ou à micro-ondes) ;
• Dans le logement en général : tables, sièges, étagères de rangement, nécessaire d'entretien ménager, et luminaires.

Comment réussir l’état des lieux d’un appartement ?

Bien préparer son état des lieux

Pour bien préparer son état des lieux, il faut préparer un modèle conforme à la loi, de préférence le même pour l'entrée et la sortie du logement, et assurer que les meilleures conditions soient réunies le jour J.

1. S'assurer de la conformité du modèle à la loi : un modèle qui ne contient pas l'ensemble des champs obligatoires peut rendre le document caduque juridiquement. Le problème est qu'en l'absence d'état des lieux, la loi considère que le logement est en bon état de réparations locatives. S'il s'agit de l'état des lieux d'entrée, le locataire ne pourra pas prouver que les dysfonctionnements ou dégradations sont survenues avant son entrée dans le logement. Dans le cas d'un état des lieux de sortie, le propriétaire devra rendre l'intégralité du dépôt de garantie au locataire quel que soit l'état de l'appartement ;
2. Utiliser le même modèle pour l'entrée et la sortie du logement : cela facilitera la description de l'évolution de l'état du logement. Il est conseillé d'utiliser deux exemplaires distincts pour l'entrée et la sortie afin d'améliorer la lisibilité ;
3. Assurer de bonnes conditions pour le jour J : l'idée est de pouvoir procéder facilement à l'état des lieux. Ainsi, veiller à avoir de bonnes conditions d'éclairage et à ce que l'eau et le gaz soient en état de marche permettra d'effectuer les vérifications avec aisance.

La checklist de l’état des lieux

Il est possible de se constituer une checklist pour pallier les oublis le jour J. Si le propriétaire est plus habitué aux éléments à vérifier, le locataire peut manquer d'expérience. L'utilisation d'une checklist d'état des lieux peut alors s'avérer être d'une grande aide. L'important est d'avoir le souci du détail.

Voici les éléments qu'il est recommandé de vérifier :

1. Les compteurs d'eau et d'électricité.
2. Les écoulements d'eau (chaude et froide) : les robinets, chasses d'eau, douche/baignoire. Il s'agit de repérer les dysfonctionnements et les fuites ;
3. L'état des joints, et les traces d'humidité ;
4. L'état des fenêtres, notamment l'isolation et les rayures ;
5. Le fonctionnement des ampoules ou led de chaque pièce ;
6. La serrure, la sonnette et l'interphone ;
7. L'accès à internet.

Tous les éléments repérés doivent être reportés de manière détaillée. Il s'agit d'éviter au maximum les possibilités d'interprétation.

Prendre des photos de l'appartementC'est un moyen supplémentaire d'attester l'état du bien à l'entrée et à la sortie du logement. Ces photos doivent être imprimées, signées par les deux parties et annexées à l'état des lieux. Il est aussi possible de les joindre électroniquement ou de les envoyer aux deux parties par mail.

Les litiges liés à l’état des lieux en appartement

L'état des lieux d'entrée ou de sortie peut être source de nombreux litiges entre locataire et propriétaire bailleur :

Peut-on modifier l’état des lieux ?

L'état des lieux de sortie n'est pas modifiable.

En revanche, l'état des lieux d'entrée est modifiable. Le locataire doit demander l'accord du propriétaire pour modifier l'état des lieux.

Il existe deux délais pour la modification de l'état des lieux :

• Le locataire dispose de 10 jours à compter de la remise des clés pour demander tout type de modification.
• Concernant le système de chauffage, le locataire dispose d'un mois à partir de la période de chauffe pour demander une modification de l'état des lieux à ce propos. Il peut s'agir d'un radiateur défaillant par exemple.

Le propriétaire refuse de modifier l'état des lieuxLe locataire peut saisir la Commission Départementale de Conciliation rattachée au logement. Celle-ci convoquera les deux parties afin de trouver un accord.

Que faire si l’une des parties ne peut se présenter ?

La meilleure solution est de faire appel à un mandataire. La partie absente peut demander à un proche de la représenter lors de l'état des lieux. La procuration pour un état des lieux en appartement est valide si ces 2 conditions sont remplies :

• Une lettre de procuration est annexée à l'état des lieux et contient l'ensemble des informations nécessaires à propos de la location, du mandant et du mandataire ;
• Les copies des pièces d'identité de la partie concernée et de son mandataire doivent également être annexées.

Cependant, il n'est pas toujours possible de trouver un proche disponible pour réaliser l'état des lieux à sa place. Deux autres solutions sont envisageables, bien que coûteuses :

1. Pour le propriétaire, faire appel à un professionnel de l'immobilier. Les frais peuvent être partagés avec le locataire pour l'état des lieux d'entrée. Pour l'état des lieux de sortie, aucun frais ne peut être mis à la charge du locataire (état des lieux à l'amiable) ;
2. La dernière possibilité est celle de l'huissier de justice. La présence des deux parties n'est pas indispensable. Elles se partageront les frais à parts égales.

Absence d’état des lieux

Louer un appartement sans état des lieux peut être risqué. Ce document n'étant pas obligatoire, il est possible de passer cette étape. Cependant, si l'état des lieux n'est pas réalisé, la loi considère qu'il a été remis/reçu en bon état de réparations locatives. Cela signifie qu'il n'y a pas de réparations à réaliser.

Les conséquences de l'absence d'état des lieux varient selon le type d'état des lieux :

1. Absence d'état des lieux d'entrée : le locataire pourrait être tenu responsable de dégradations déjà commises à son entrée dans le logement lors de l'état des lieux de sortie ;
2. Absence d'état des lieux de sortie : pour le propriétaire, quel que soit l'état du logement, il devra rendre l'intégralité du dépôt de garantie.

Qui paye les frais de réparations locatives ?

Les frais de réparations locatives sont payés par le locataire, excepté lors de son entrée dans le logement.

📥 Lors de l'entrée dans le logement

L'état des lieux d'entrée est l'occasion pour le locataire de signaler toutes les réparations que le propriétaire a à effectuer. Il convient de bien les signaler dans l'état des lieux.

📤 Lors de la sortie du logement et tout au long de la location

Les menues réparations doivent être payées par le locataire. Il s'agit par exemple du remplacement d'une ampoule. Pour l'état des lieux de sortie, les dégradations doivent également être réglées par le locataire. Il est conseillé de nettoyer l'appartement. En effet, si l'appartement est sale, le bailleur peut effectuer une retenue sur dépôt de garantie pour la remise en état.

Prise en compte de la vétustéLe propriétaire a l'obligation de prendre en compte la vétusté lorsqu'il facture des réparations au locataire. Ainsi par exemple, une peinture abîmée par le locataire mais qui a 15 ans d'âge ne sera pas remboursée intégralement. Elle sera remboursée à hauteur de sa valeur résiduelle. Cela peut être 50% de sa valeur à neuf. L'utilisation d'une grille de vétusté permet de rendre objectives les valeurs des éléments principaux du logement.

Dégradations en colocation, qui paye ?

La responsabilité des dégradations dépend du type de bail signé par les colocataires.

1. Colocation à bail unique : si les colocataires sont liés par une clause de solidarité, alors tous sont responsables des dégradations. Le bailleur peut également se retourner vers l'un des colocataires en cas de défaut de paiement des autres colocataires ;
2. Colocation à bail individuel : les colocataires ne sont pas liés par une clause de solidarité. En cas de dégradations d'une partie commune, le bailleur doit prouver la responsabilité du locataire ayant commis la dégradation.