Etat des lieux entrée : modèle PDF et obligations loi Alur

L'état des lieux d'entrée est obligatoire ; or il faut suivre les réglementations pour éviter tout litige par la suite.

Étape obligatoire lors de l'arrivée d'un nouveau locataire, l'état des lieux d'entrée doit être établi lors de la remise des clés de façon contradictoire entre bailleur et locataire.

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Modèles PDF d'état des lieux d'entrée selon votre situation

Retrouvez ci-dessous les principaux types de modèles d'état des lieux d'entrée selon le type de logement :

Vous pouvez aussi cliquer ci-dessous pour retrouver tous les modèles disponibles :

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d'état des lieux loi ALUR

Etat des lieux d'entrée : que dit la loi ALUR ?

En matière de location de logement, le propriétaire bailleur est tenu de se conformer à la procédure prévue par la loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, dite loi ALUR.

Qu'est-ce que l’état des lieux d'entrée ?

L’état des lieux est une procédure contradictoire réalisée entre le propriétaire bailleur et le locataire, à l’entrée et à la sortie d’une location. A l’issue d’une visite, un formulaire signé par les deux parties constate objectivement l’état du logement. Dès lors qu’un état des lieux a été réalisé, le locataire est tenu de rendre le bien dans le même état qu’à son entrée, hormis si les dégradations sont dues à la vétusté du logement ou à la force majeure. 

« Un état des lieux est établi selon des modalités définies par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation, dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés. Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles et joint au contrat de location. »

Loi ALUR - Legifrance

L’etat des lieux d'entree est-il obligatoire ?

maison de vacances
L'état des lieux n'est pas obligatoire pour les locations de vacances mais il est vivement recommandé.

La loi ALUR a rendu obligatoire la réalisation d’un état des lieux dès lors qu’un logement est en location à titre de résidence principale, c’est-à-dire lorsque le locataire y loge au moins huit mois par an - qu’il soit vide ou meublé. Il doit se faire lors de la remise des clésCette disposition de la loi s’applique quel que soit le type de logement : maison avec jardin, appartement, studio, hlm, etc et même pour un local commercial.

Le propriétaire bailleur est tenu de se conformer à quatre obligations :

  • établir l’état des lieux de façon contradictoire avec le locataire lors de la remise des clés ;
  • préciser qu'il s'agit bien d'un état des lieux d'entrée ;
  • utiliser un formulaire d’état des lieux conforme au modèle défini par le décret du 31 janvier 2016 ;
  • conserver un exemplaire de l’état des lieux et en remettre un autre au locataire.

S’il s’agit d’une résidence secondaire ou d’un logement saisonnier, l’état des lieux n’est pas obligatoire. Il est cependant vivement conseillé afin d’éviter les complications lors de la sortie des locataires.

Respecter le principe d’état des lieux contradictoire

La loi française prévoit que l’état des lieux soit réalisé de façon contradictoire. Cela signifie que les deux parties (propriétaire bailleur et locataire) sont présentes ou représentées lors de la visite d’inspection, à l’entrée comme à la sortie. Chacun peut ainsi attester l’exactitude des mentions apparaissant sur le formulaire d’état des lieux. En principe, l’état des lieux est fait à l’amiable, le locataire et le bailleur étant présents et en accord quant aux mentions apportées au formulaire. La signature du formulaire de l’état des lieux engage alors les parties. Quelques bonnes pratiques permettent de mener ce constat de façon simple et réussie afin d'éviter tout désaccord :

  • examiner toutes les pièces du logement et noter au fur et à mesure un maximum de détails pour chacune ;
  • être vigilant aux plafonds, aux murs et aux sols : rayures et imperfections, défauts de peinture, fissures et trous dans les murs, taches d’humidité ;
  • examiner les portes et fenêtres ;
  • enfin, vérifier l’état de fonctionnement des prises et de tous les appareils et équipements.

Signature d'un état des lieux
L'état des lieux doit être signé par les deux parties ou leur représentants.

Si le locataire (ou le bailleur) ne peut être présent lors de l’état des lieux, il peut être représenté. On utilise alors une procuration ou un mandat. Le mandataire, c’est-à-dire la personne qui représente la partie absente, doit se présenter muni de la procuration. Celle-ci peut aussi être envoyée par le mandant, c’est-à-dire la personne absente, à l’autre partie avant l’état des lieux. La procuration sera annexée à l’état des lieux, avec une photocopie de la carte d’identité du mandataire.

Si l’une des parties refuse de se présenter ou d’être représentée, l’état des lieux ne peut être établi ; il serait non-contradictoire. De même si l’une des parties refuse de le signer ; l’état des lieux non signé par l’une des parties est dit unilatéral. Un état des lieux non-contradictoire ou unilatéral n’a aucune valeur juridique : il ne pourra être invoqué ni par le bailleur ni par le locataire en cas de litige. Toutefois, le logement est présumé être loué en bon état ; il est donc dans l'intérêt du locataire d'insister pour réaliser cet état des lieux.

Après l’état des lieux d'entrée : les modifications et réserves possibles

Il est possible de modifier un état des lieux d’entrée : la loi ALUR accorde au locataire un délai de 10 jours pour demander une rectification de l’état des lieux d’entrée. Le locataire doit donc rester attentif pendant cette période et signaler au bailleur, par lettre recommandée, tout défaut qu’il remarquerait. Si le bailleur refuse la demande de rectification, le locataire est en droit de saisir la commission départementale de conciliation. 

La loi prévoit également une modification possible de l’état des lieux durant le premier mois de chauffe du logement dans le cas où le chauffage serait défectueux (Article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989).

Après l’état des lieux de sortie : les conditions de restitution du dépôt de garantie

En ce qui concerne l’état des lieux de sortie, si aucune dégradation ou usure anormale n’a été constatée, la loi ALUR prévoit que le propriétaire bailleur restitue le dépôt de garantie au locataire dans un délai d'un mois maximum après la remise de clés. Il est étendu à deux mois si des dégradations sont constatées et des frais prélevés sur le dépôt de garantie.

Conseils pour réussir son état des lieux d'entrée

L’état des lieux permet d’objectiver les dégradations à l’issue de la location. S'il est bien fait, il permet donc d'éviter des litiges. Prendre le temps d’effectuer sérieusement son état des lieux, c’est gagner du temps par la suite !

  • Que vérifier lors de l'état des lieux d'entrée ?
  • Les sols : noter les types de sols (parquet vitrifié, parquet stratifié, carrelage), les éventuelles rayures et les imperfections.
  • Les plafonds : préciser l’état de la peinture, la présence de sous-plafonds, de fissures et de tâches d’humidité.
  • Les murs : indiquer les matériaux, les trous dans les murs, les défauts de peinture.
  • Les portes et les fenêtres : noter les matériaux, l’état des huisseries et des volets, s’assurer que les volets déroulants sont en état de marche.
  • Les équipements électriques : vérifier le fonctionnement des prises, des équipements, des interrupteurs et des luminaires ; localiser le tableau électrique et le disjoncteur.
  • Le dispositif de chauffage : mettre en route les radiateurs (si possible), vérifier le fonctionnement du chauffe-eau.
  • La tuyauterie : ouvrir les robinets, vérifier les joints, localiser les vannes.
  • Les systèmes d’aération : s’assurer qu’ils ne sont pas endommagés.
  • La cuisine : effectuer une démonstration du fonctionnement des appareils.
  • Les compteurs : relever les compteurs d'électricité de gaz et d'eau.
  • Le jardin, s’il y en a un : téléchargez notre modèle d’état des lieux pour maison avec jardin.

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Comment utiliser les photos ? Est-ce utile ?

Les photos lors de l'état des lieux sont un bon moyen de supprimer la part de subjectivité dans les termes souvent utilisés lors de la description d’une peinture, d’une moquette ou même d’un meuble. Compléter l’état des lieux par des photos est donc vivement recommandé.

photo prise dans le miroir

Prendre des photos n’est cependant pas suffisant : la date et l’authenticité de la photo pourraient être contestées en cas de litige. Trois solutions sont possibles pour garantir la force juridique des photos : 

  • effectuer un état des lieux numérique sur tablette : certaines applications permettent d’inclure des photos au fur et à mesure de la visite ;
  • envoyer les photos par mail aux deux parties, avec accusé de réception ; 
  • imprimer les photos, puis les faire dater et signer par le propriétaire et le locataire.

Que faire avec les compteurs ? 

Le relevé des compteurs d'électricité et de gaz permet d’objectiver la consommation énergétique du locataire pour ajuster la facturation.

Dans certains cas, cette étape constitue une obligation réglementaire : si le logement est équipé d'une installation de chauffage ou d'eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel, le propriétaire est tenu d’indexer à l’état des lieux d’entrée et de sortie un relevé des index pour chaque énergie.

Bien réussir un état des lieux d'entrée au format numérique

L’état des lieux numérique a la même valeur aux yeux de la loi que l’état des lieux papier. Cette disposition a été  confirmée par le décret d'application de la loi ALUR. Il permet d’intégrer aisément des photos au formulaire d’état des lieux. En ce sens, l’état des lieux numérique est donc souvent plus précis que l’état des lieux papier. 

Afin de réaliser un état des lieux numérique, il est nécessaire d’être muni d’une tablette ou d’un smartphone doté d’une application dédiée. L’état des lieux se déroule alors très simplement : 

  1. L’application permet de renseigner les annotations au fur et à mesure de la visite ;
  2. Elle intègre directement les photos ;
  3. Elle permet permet d’apposer une signature ;
  4. Un document PDF est généré pour chaque partie ;
  5. Il est enfin envoyé par email.

Etat des lieux d'entrée : prix et répartition du coût entre le propriétaire et le locataire

Quel est le coût d’un état des lieux d'entrée ? 

Si l’état des lieux est réalisé à l'amiable, il n’engage a priori aucun coût. Mieux : il permet d’économiser des coûts futurs en limitant les risques de litiges. 

L’état des lieux à l’amiable implique des coûts pour le locataire et le propriétaire bailleur si ce dernier mandate un diagnostiqueur immobilier, un huissier de justice ou un gestionnaire de biens. Faire intervenir un professionnel permet de s’assurer que l’état des lieux est exhaustif et rigoureux. Cette démarche sécurise ainsi le propriétaire bailleur comme le locataire.

homme sur une terrasse, regard au loin

Le propriétaire bailleur est libre de mandater un diagnostiqueur immobilier ou d’un huissier de justice pour établir un état des lieux contradictoire à l’amiable. La présence du dagnostiqueur permet d’établir un état des lieux complet, de transmettre au locataire les informations de maintenance les plus pertinentes, et éventuellement de chiffrer les dégradations. Si on associe communément l’huissier de justice à la notion de litige, il peut aussi être mandaté par le propriétaire bailleur pour réaliser un état des lieux contradictoire à l’amiable. Ses honoraires sont alors libres.

Les frais seront partagés avec le locataire, selon deux règles :

  • la part payée par le locataire ne peut excéder celle du bailleur ;
  • le locataire ne peut payer une charge équivalant à plus de 3€ par m² habitable. 

Le gestionnaire de biens Le propriétaire bailleur peut également recourir à l’accompagnement d’un gestionnaire de biens. Celui-ci assurera tous les aspects de la gestion locative, de la perception des loyers à la déclaration fiscale des revenus locatifs, en passant par l’état des lieux. La rémunération du gestionnaire de biens sera assurée par le propriétaire. Cependant, les honoraires liés à la réalisation de l’état des lieux sont partagés entre le bailleur et le locataire comme pour un diagnostiqueur immobilier (article 5 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989)

Dans le cas d’un état des lieux de sortie, aucun frais ne peut être facturé au locataire. En cas de litige au moment de la réalisation de l’état des lieux (absence de signature, absence du locataire ou du bailleur sans représentation), l’une des deux parties pourra mandater un huissier. Quant aux honoraires : 

  • Ils sont fixés par décret et proportionnels à la taille du logement.
  • Ils sont partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire. 

Que faire en cas de litige lors de l'état des lieux d'entrée ?

Comment résoudre un différend lié à l'état des lieux d'entrée ?

peinture écaillée, fissurée

La solution la plus économique pour la contestation d'un état des lieux d'entrée consiste à faire appel à la commission départementale de conciliation. Cette commission proposera un règlement à l’amiable. La démarche est gratuite, mais le délai pour obtenir un avis peut s’étendre jusqu’à deux mois et la décision n'est pas contraignante.

On peut aussi faire appel à un huissier de justice, qui établira un état des lieux faisant foi pour les deux parties ou objectivera le caractère des dégradations. Quant aux honoraires :

  • ils sont fixés par la loi ;
  • ils seront partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire ;
  • mais s’il s’agit d’un état des lieux de sortie, ils seront supportés exclusivement par le bailleur.

Que se passe-t-il en cas d’absence d’état des lieux d'entree ?

Il faut distinguer plusieurs cas : 

  • Si le propriétaire bailleur a refusé d’établir un état des lieux d'entrée, il lui appartient de prouver qu’il a délivré celui-ci en bon état d’usage. 
  • Si le locataire a refusé, il sera présumé qu’il l’a reçu en bon état et il devra le restituer en bon état, sauf s’il peut prouver le mauvais état initial du logement (photos d’huissier, témoignages, etc.)
  • Si le bailleur et le locataire ont oublié de réaliser un état des lieux, il est présumé que le logement était en bon état lors de l’entrée du locataire. 
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