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Etat des lieux numérique (dématérialisé) : fonctionnement, avantages, prix

Bien pratique, l'état des lieux dématérialisé a la même valeur légale que sa version papier.

Tout d’abord, il est préférable de rappeler la valeur légale d’un état des lieux numérique par rapport à un état des lieux standard : l'article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016 indique bien qu’un état des lieux peut se faire de manière totalement numérique et qu’il a la même valeur aux yeux de la loi qu’un état des lieux en version papier.

Application état des lieux numérique
pour les bailleurs gratuit

Etat des lieux numérique : comment ça marche ?

tablette professionnelle

Il existe désormais des logiciels d'état des lieux sur tablette, le plus encore réalisés par des professionnels tels que les diagnostiqueurs immobiliers ou gestionnaires de biens. Le mandataire du propriétaire fait ainsi le tour du logement avec le locataire et note sur sa tablette une description précise des éléments de chaque pièce du logement et associe des photographies à l'état des lieux.

A la fin, le locataire appose sa signature de façon électronique sur la tablette et un document PDF d’état des lieux est généré à destination de l’ensemble des parties. Ils sont ensuite imprimés et/ou envoyés par email au locataire.

Les états des lieux numériques sont encore peu utilisés lorsque les propriétaires bailleurs décident de mener eux-mêmes l’état des lieux sans être représentés par un professionnel. Beaucoup d’entre eux préfèrent les états des lieux en format papier prêts à être remplis.

Quels avantages de l'état des lieux dématérialisé ?

tablette pour le travail

L’état des lieux numérique a l’avantage d’être facilement archivable sous format numérique, et d’apporter une touche de modernité et de professionnalisme dans cet exercice. Surtout, il permet facilement de joindre des photographies, notamment pour chaque imperfection constatée (trous, taches, rayures...), ce qui le rend plus précis que des modèles papiers souvent remplis trop rapidement et définissant parfois maladroitement ou inexactement l'état du logement et de ses équipents.

Enfin il rend possible de garder une trace numérique éternelle, permettant ainsi de retrouver cet état des lieux facilement depuis sa boîte de courriers électroniques.

Combien coûte un état des lieux numérique ?

Si l’état des lieux est réalisé par un professionnel

Confier son état des lieux à un professionnel coûte de 100 à 300 € TTC selon la taille du bien. C’est ensuite à ce professionnel de décider s’il aura recours au format papier ou à un état des lieux électronique, selon ses habitudes.

Dans tous les cas, les honoraires facturés au locataire doivent respecter les règles suivantes :

  • les honoraires doivent être partagés avec le bailleurs et les honoraires payés par le locataire ne peuvent pas excéder le montant payé par le bailleur.
  • ils doivent être dans la limite de 3 € TTC par m² de surface habitable.

L’état des lieux de sortie, numérique ou papier, ne peut pas être facturé au locataire, quel que soit le moyen utilisé pour l’établir.

tablette tactile

Si l’état des lieux est établi directement par le propriétaire avec son locataire

Le propriétaire bailleur peut se procurer s’il le souhaite une application pour tablette lui permettant de mener son état des lieux dématérialisé.

Le prix est de l’ordre de 5€TTC pour avoir le droit d’utiliser la tablette pour un état des lieux. La procédure est gratuite pour le locataire.

Quelles alternatives à l'état des lieux électronique?

Il est également possible de télécharger gratuitement un modèle d’état des lieux éditable : ce modèle est remplissable sur votre ordinateur et vous pouvez l’imprimer en plusieurs exemplaires avant de le faire signer par les parties. Ce système est à mi-chemin entre l’état des lieux papier prêt à imprimer et à remplir à la main et l’état des lieux numérique.

Télécharger un modèle d'état des lieux remplissable

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