Quittance de loyer : modèle gratuit, définition, obligations

Envoyée par le bailleur au locataire, la quittance de loyer atteste du paiement du loyer et des charges sur une période définie. Ce document est précieux pour le locataire : il peut en effet être utilisé comme justificatif de domicile et est réclamé dans le cadre d'une demande d'aide au logement.

Modèles de quittance de loyer

Voici un modèle de quittance de loyer vierge à remplir puis adresser au locataire :

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Rédigée par le bailleur, la quittance de loyer atteste du paiement du loyer et des charges pour une période donnée. Elle est également utilisée comme justificatif de domicile.

Définition

La quittance de loyer est un document envoyé par le bailleur au locataire qui atteste du paiement du loyer et des charges locatives pour une période donnée. Elle permet donc d'affirmer que le locataire est à jour dans le versement des sommes dues, conformément aux termes du contrat de location. Même dans le cas d'une location sans bail, une quittance peut être délivrée pour attester du paiement du loyer. Transmise si le locataire en fait la demande, la quittance de loyer est habituellement envoyée dès réception du paiement.

Ne pas confondre quittance de loyer et appel de loyer Souvent confondu avec la quittance de loyer, l'appel de loyer rappelle au locataire qu'il est redevable du loyer et des charges. Ce document est envoyé au locataire avant la date de versement définie dans le bail, contrairement à la quittance de loyer qui est envoyée après réception du paiement.

Quelle utilité ?

La quittance de loyer est notamment utile au locataire dans trois cas :

1. Réalisation de démarches administratives (par exemple renouvellement de carte d'identité) : la quittance de loyer peut alors être utilisée comme justificatif de domicile ;
2. Justification d'une demande d'aide au logement auprès de la CAF ou du Crous. La quittance de loyer est alors réclamée par l'organisme concerné pour attester de la solvabilité du locataire et confirmer le montant du loyer à verser au bailleur ;
3. Attestation du paiement des sommes dues en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie au départ du locataire. La quittance de loyer permet de démontrer le paiement de l'ensemble des loyers et charges durant la période de location, et donc d'éviter des retenues injustifiées sur le dépôt de garantie.

Obligations du bailleur

Si le locataire en fait la demande, le bailleur doit lui adresser une quittance de loyer datée et signée attestant du paiement des sommes dues.

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La quittance de loyer est obligatoire si le locataire en fait la demande et s'il s'est acquitté du paiement du loyer et des charges. S'il désire que le bailleur lui adresse une quittance tous les mois, ce dernier est tenu de le faire par l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. S'il n'en fait pas la demande, le bailleur n'est pas dans l'obligation de lui envoyer.

Le bailleur a également l'obligation d'adresser au locataire les quittances de loyer demandées une fois qu'il a quitté le logement. Ces documents permettent d'attester du versement des sommes dues pour une période donnée, et peuvent être demandées à titre de justificatif de domicile dans le cadre d'une demande d'aides financières ou d'un dossier de location.

Est-elle gratuite ?

La quittance de loyer est gratuite pour le locataire. Les coûts d'envoi (enveloppe, timbres) et les éventuels frais de gestion sont à la charge du bailleur. Avec l'accord du locataire, le bailleur peut également envoyer les quittances de loyer par e-mail afin de limiter ces coûts.

Toute clause du bail indiquant que les frais liés à l'envoi de la quittance de loyer sont à la charge du locataire est considérée comme abusive et donc nulle par l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

La signature est-elle obligatoire ?

La signature du bailleur est obligatoire. Sans elle, la quittance n'a aucune valeur légale. Dans le cadre d'une demande d'aide au logement, le locataire peut en effet essuyer un refus du service administratif de la CAF si la quittance n'est pas signée.

Quittance de loyer avec signature scannée Si la quittance de loyer est adressée au locataire de manière digitale, et que la signature du bailleur est donc scannée, une identification de l'auteur ainsi qu'une manifestation de son consentement doivent être jointes afin qu'elle soit valable juridiquement.

Quittances de loyers groupées ou annuelle : une bonne idée ?

Légalement, le bailleur est en droit de grouper toutes les quittances de loyer d'une année sur un unique document. Cela est néanmoins déconseillé. Pour éviter tout litige, il est en effet plus sûr d'adresser une quittance de loyer chaque mois au locataire.

Colocation : combien de quittances de loyer ?

Le nombre de quittances de loyer à adresser aux colocataires dépend du type de bail signé :

• Dans le cadre d'un bail collectif, c'est-à-dire d'un unique bail commun à tous les colocataires, une quittance unique est envoyée à l'adresse du logement. Le montant total du loyer et des charges ainsi que l'identité de tous les colocataires doivent alors figurer sur le document ;
• Dans le cadre d'un bail individuel, c'est-à-dire d'un bail propre à chaque colocataire, une quittance de loyer personnelle doit être adressée à chacun d'eux. Le montant du loyer figurant sur la quittance est alors la somme versée par le colocataire.

Contenu et envoi

La quittance de loyer doit obligatoirement contenir certaines mentions, sous peine de nullité. Les modalités d'envoi de ce document sont, quant à elles, plus libres.

Comment remplir une quittance de loyer ?

Afin d'être valable juridiquement, la quittance de loyer doit spécifier certaines informations, en plus du montant du loyer et de charges versées par le locataire. Doivent être mentionnés :

1. L'expression "quittance de loyer" (ou "reçu" en cas de règlement partiel des sommes dues) ;
2. L'identité du bailleur (nom et prénom) ainsi que ses coordonnées ;
3. L'identité du locataire ainsi que ses coordonnées ;
4. L'adresse du logement en location ;
5. La date et le lieu de signature de la quittance ;
6. La période (mois et année) pour laquelle le locataire s'est acquitté du loyer et des charges dus ;
7. Le montant du loyer et des charges mentionnés séparément, sur deux lignes distinctes ;
8. La signature du bailleur.

Pour simplifier la démarche, il est possible de télécharger gratuitement un modèle de quittance de loyer (normes 2024) :

Quittance de loyer PDF Quittance de loyer Word

Quel format privilégier ?

La quittance de loyer peut être manuscrite ou dactylographiée et envoyée sur un papier libre par courrier au locataire. Avec l'accord du locataire, la quittance peut également être envoyée par e-mail. Elle peut alors être aux formats PDF, Word ou Excel, selon le choix effectué par les deux parties en début de location.

Comment l'envoyer ?

La loi n'impose aucune modalité d'envoi de la quittance de loyer. Le bailleur et le locataire doivent donc s'accorder sur la méthode d'envoi. La quittance de loyer peut ainsi être :

• remise en main propre ;
• envoyée par courrier ;
• envoyée par e-mail depuis la loi Alur, avec l'accord du locataire.

Les frais d'envoi de la quittance (enveloppes, timbres) ou les frais de déplacement en cas de remise en main propre sont à la charge du bailleur.

Pour limiter les coûts et simplifier les démarches, de plus en plus de propriétaires adressent la quittance de loyer par e-mail. Afin qu'un tel envoi soit juridiquement valable, l'accord du locataire ainsi que la présence dans le bail d'une clause autorisant les communications électroniques sont nécessaires.