Etat des lieux pour local commercial : modèle gratuit PDF

Par Charlotte Flesch

Rédactrice Déménagement

Les contrats de bail et les états des lieux sont régis par des règles différentes selon le type de logement. En effet, un local particulier et un local commercial ont chacun un contrat de bail et un état des lieux spécifique.

Modèle d'état des lieux pour un local commercial

Afin de réaliser un état des lieux pour un local commercial de la façon la plus simple possible, téléchargez le modèle ci-dessous en PDF. Ce modèle vous permettra d’effectuer pas à pas les différentes étapes de l'état des lieux.

Etat des lieux local commercial
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Etat des lieux pour local commercial : les règles à suivre

Depuis la loi Pinel en Juin 2014, la réalisation d’un état des lieux d’entrée et d'un état des lieux de sortie est obligatoire dans le cadre de la réalisation d’un bail professionnel, que ce soit pour des bureaux ou pour un local commercial. Il est le plus souvent réalisé au moment de la remise des clés par le loueur au locataire.

Pour réaliser un état des lieux sans encombres, voici les étapes clés.

Les étapes de réalisation d’un état des lieux

Un état des lieux pour professionnels est une démarche en plusieurs étapes impliquant le propriétaire et le locataire du bien en question. Il existe deux cas de figure selon les parties présentes lors de l’état des lieux :

• Le locataire et le propriétaire sont présents : comme pour un état des lieux pour un logement, la démarche est alors gratuite et sous le contrôle des deux parties ;
• Le locataire ou le propriétaire ou les deux sont absents : l’état des lieux se fait sous le contrôle obligatoire d’un huissier de justice ce qui entraîne des frais supplémentaires répartis équitablement entre les deux parties.

Il est possible de trouver un huissier via le site officiel des huissiers de Justice et ce, partout en France.

Une fois qu’un accord a été trouvé sur la date et les parties prenantes de l’état des lieux, il n’y a plus qu’à effectuer celui-ci en respectant les éléments obligatoires qui doivent figurer sur l’état des lieux pour local professionnel.

Eléments obligatoires sur l’état des lieux pour les pros

Il n’y a pas réellement d’éléments obligatoires pour un état des lieux. Le but de l’état des lieux est d’éviter tout litige au moment de la sortie des locaux. Chaque partie aura intérêt à ce qu’il traite de l’ensemble du bien et notamment :

• Les relevés d’électricité, de gaz et d’eau ;
• L’état des sols, murs, plafonds de chacune des pièces des locaux loués ;
• L’état des éventuels équipements attachés si la location est meublée ;
• La présence le cas échéant de défauts particuliers.

Il est important d’être précis dans les différentes descriptions, cela permet d'appuyer sa demande auprès de la justice en cas d'abus d'une des deux parties. Il est possible, et même recommandé, d'ajouter des photos à son état des lieux afin qu'elles servent de preuves lors de l'état des lieux de sortie.

Ce que dit la loi sur le bail commercial

La loi ne donne pas de directives quant aux éléments devant figurer sur l'état des lieux. Néanmoins, l’article L 145-40-1 du Code de Commerce dresse une liste d'éléments pour aider à la réalisation de l'état des lieux :

• Être établi de manière contradictoire par le bailleur et les locataires ou par un tiers mandaté (l’huissier) ;
• Être joint au contrat de location et conservé soigneusement par les parties l’ayant signé ;
• Faire apparaître toutes les pièces du local, et les outils ou appareils le cas échéant ;
• Décrire en détails l’état de chaque pièce sans utiliser de mots trop généraux ;
• Lui joindre des photos ou images permettant d’étayer la description. Elles peuvent s’avérer utiles en cas de litige lié à l'état des lieux.

L’état des lieux du bail professionnel est-il obligatoire ?

Il faut distinguer deux types de contrats : le bail commercial et le bail professionnel.

Le bail commercial concerne les locations de locaux où sera exploité un fond commercial, industriel ou artisanal. Dans tous les autres cas, il s’agira d’un bail professionnel (location de bureaux par exemple).

Dans les deux cas, l’état des lieux d’entrée et de sortie est obligatoire depuis la loi Pinel de 2014. Si celui-ci n’a pas été fait, les conséquences ne sont pas les mêmes pour le locataire ou le propriétaire.

Pour le bail commercial :

• Si le contrat a été conclu avant le 20 juin 2014, alors il est présumé que le locataire a reçu le bien en bon état. En cas de dégradation, c’est à lieux de subir la charge des réparations ;
• Si le contrat a été conclu après le 20 juin 2014, alors la présomption n’est plus valable et le locataire ne sera pas tenu responsable des dégradations.

Pour le bail professionnel :

• Contrairement au bail commercial, la situation sera toujours défavorable au locataire puisqu’on considérera que le bien lui a été remis en bon état. Ce sera donc à lui de supporter les réparations.

Caution et dépôt de garantie

Le dépôt de garantie appelé abusivement caution (qui désigne une personne se portant garante d’une autre) correspond à la somme que le locataire va verser au propriétaire afin qu'il puisse se protéger d’un éventuel non respect de ses obligations par le locataire. Il est librement fixé par le propriétaire. Pour un bail professionnel, il s’agit le plus souvent d’un ou de deux trimestres HT de loyer. Ce montant doit être accepté par les deux parties, il peut donc être négocié.

Il faut cependant savoir que le dépôt de garantie n’est pas une obligation légale, il s’agit d’un usage très répandu et autorisé par la loi. À ce titre, certaines règles pour le dépôt de garantie pour un bail professionnel s’appliquent :

• Il est transmis au moment de la signature du bail et restitué après la fin du contrat ;
• Il peut être encaissé par le bailleur, il ne s’agit pas d’une somme immobilisée ;
• La TVA ne s’applique pas au dépôt de garantie ;
• Si le dépôt de garantie dépasse un mois de loyer alors il produit des intérêts au bénéfice du locataire. Ces intérêts seront dus par le loueur au locataire au moment de la restitution du dépôt. Ils sont calculés par rapport au taux d’intérêt de la Banque de France pour les avances sur titres.

A la fin du contrat, le propriétaire doit rendre le dépôt de garantie au locataire. Si le loueur constate des dégradations par rapport à l’état des lieux d’entrée, il peut prélever la somme nécessaire aux réparations sur le dépôt.

La restitution du dépôt de garantie doit se faire dans le mois après la fin du contrat si le logement n’a pas subi de dégradations et dans les deux mois si celui-ci a subi des dégradations.

Délai de résiliation du bail commercial

Si le bailleur ne souhaite pas renouveler le bail, il peut donner congé au locataire en respectant un préavis de 6 mois. En revanche il ne peut résilier le bail commercial pendant la durée du contrat : il faut attendre la fin de la période triennale.

Si le locataire ne respecte pas ses obligations liées au contrat, il y a deux situations :

• Le contrat n’a rien prévu : la résiliation du contrat peut être obtenue en justice par le bailleur pour manquement du locataire à ses obligations contractuelles (le paiement du loyer par exemple) ;
• Le contrat possède une clause résolutoire : le bail est résilié de plein droit pour manquement du locataire à ses obligations. (défaut de paiement, dégradations…).

Le locataire quant à lui peut résilier le bail à tout moment. Il doit cependant respecter un préavis de 6 mois. Ce préavis est effectué par lettre recommandée avec accusé de réception ou via un huissier et n’a pas à être motivé.

Conseils pour réussir l'état des lieux d'un local

L’état des lieux est un moment important lors de la conclusion d’un bail. Étant annexé au contrat de bail, il a une valeur contractuelle. Ce document engage donc les deux parties au contrat et il convient de le réaliser avec sérieux, que l’on soit locataire ou propriétaire. Voici quelques conseils pour être sûr d’éviter les mauvaises surprises :

• Être le plus précis et détaillé possible : afin d’éviter toute confusion, il faut décrire avec minutie l’état du bien avant l’entrée et ne pas hésiter à y joindre des photos, ce ne peut être qu’un plus ;
• Se mettre d’accord avec l’autre partie afin de réaliser l’état des lieux ensemble : cela permet de montrer sa bonne foi et surtout d’éviter de payer des frais d’huissier. C’est également l’occasion de demander des conseils pour l’entretien et l’utilisation des locaux ;
• En cas de refus d’une des parties quant à la réalisation de cet état des lieux, il faut obtenir une preuve écrite et signée de refus. Attention, un email peut ne pas être suffisant, l’idéal étant une lettre manuscrite et signée.